PRIVACY VERKLARING

Organisatie: ALPHEUS ADVOCATEN is een groepering van advocaten thans bestaande uit ADVOCATENKANTOOR MAENHOUT BV, waarvan mr. Koen Maenhout de zaakvoerder is en ADVOCATENKANTOOR BORGINON BV, waarvan mr. Fons Borginon de zaakvoerder is. Daarnaast maken ook mr. Hanne Cornelis en mr. Buket Karaca (optredend via de BV Lexamir) deel uit van Alpheus Advocaten.

De eindverantwoordelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring berust bij de titularis van het dossier.

Contactgegevens: Filip Williotstraat 30 bus 0102
Tel: +32 3 212 18 00
www.alpheuslaw.be
secretariaat@alpheuslaw.be

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen: ALPHEUS ADVOCATEN neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via secretariaat@alpheuslaw.be

Verantwoordelijke Functionaris voor de Gegevensbescherming:

Koenraad Maenhout, advocaat en zaakvoerder ADVOCATENKANTOOR MAENHOUT BV
Filip Williotstraat 30 bus 0102
Tel: +32 3 212 18 00
www.alpheuslaw.be
secretariaat@alpheuslaw.be

Persoonsgegevens die wij verwerken: ALPHEUS ADVOCATEN verwerkt uw persoonsgegevens omwille van onze wettelijk omschreven bevoegdheden en verplichtingen , doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons (hebt) verstrekt.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij (gebeurlijk) verwerken:

- Voor- en achternaam
- Geslacht
- Geboortedatum
- Geboorteplaats
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- IP-adres
- werkgever of arbeidssituatie
- Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld tijdens bijeenkomsten, in e-mails, door het overmaken van documenten, in correspondentie en telefonisch
- Locatiegegevens
- Gegevens over uw activiteiten op onze website
- Gegevens over uw surfgedrag over verschillende websites heen (bijvoorbeeld omdat dit bedrijf onderdeel is van een advertentienetwerk)
- Bankrekeningnummer

 

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken.

ALPHEUS ADVOCATEN verwerkt (gebeurlijk) de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:

- strafrechtelijk verleden, feiten of veroordelingen
- gegevens van personen jonger dan 16 jaar
- persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd of wij gebonden zijn door de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen.

We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.

Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via secretariaat@alpheuslaw.be

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken: ALPHEUS ADVOCATEN verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

- om te voldoen aan de wettelijke verplichting die op de advocaten rusten wanneer hen een dossier wordt toevertrouwd;
- ter behartiging van de vitale belangen van u of van een andere natuurlijke persoon;
- voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat (gebeurlijk) aan ALPHEUS ADVOCATEN is opgedragen;
- voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van ALPHEUS ADVOCATEN of van haar cliënten;
- de verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden, en de wettelijke archiveringsplicht zoals die voortvloeit uit het Burgerlijk Wetboek (art. 2276bis Ger.W.) of fiscale en/of sociaalrechtelijke bepalingen;
- Het afhandelen van uw (gebeurlijke) betalingen;
- U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
- U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
- U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken;
- Om goederen en diensten bij u af te leveren;
- ALPHEUS ADVOCATEN verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte;

Geautomatiseerde besluitvorming: ALPHEUS ADVOCATEN neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen GEEN besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit.

Alpheus Advocaten gebruikt de volgende computerprogramma's of -systemen:

- MICROSOFT OFFICE 365 voor tekstverwerking, delen documenten, e-mails, Cloud-toepassing, rekenbladen en klantenfiches boekhouding, dossierlijsten, archieflijsten, geconnecteerd met server .
- APPLE AGENDA voor agendabeheer, gelinkt aan dossiernummer en -naam, geconnecteerd met server APPLE, en via applicatie Kerio gedeeld met geregistreerde medewerkers;
- Kerio Connect en VPN verbinding voor geregistreerde medewerkers met server APPLE kantoor;
- VENICE boekhoudsysteem via UNIT4 online boekhoudsysteem;
- DAVE boekhoudsysteem gehost door Priority Software bv
- diverse apps en programma's ter ondersteuning van de activiteit
- …

 
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren: ALPHEUS ADVOCATEN bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Daarnaast worden uw gegevens bijgehouden in functie van onze verplichtingen inzake beroepsaansprakelijkheid en de ons van toepassing zijnde fiscaliteit.

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
- Standaard persoonsgegevens (art. 5) algemeen: bewaartermijn 10 jaar na beëindiging van de diensten;
- Standaard persoonsgegevens (art. 5) Naam, voornaam, e-mailadres en profielgegevens sociale media: bewaartermijn zolang het Kantoor berichten of nieuwsbrieven omtrent actuele juridische onderwerpen verspreid en u zich daarvoor hebt ingeschreven;
- Bijzondere persoonsgegevens (art. 6) algemeen: bewaartermijn 5 jaar na beëindiging van de diensten.
Voor de toepassing van deze bewaartermijnen, wordt onder het begrip ‘beëindiging van de diensten’ verstaan dat zowel het Kantoor als de individuele advocaten van het Kantoor geen enkele vraag om advies of informatie of mandaat onder welke vorm en/of dossier dan ook, van u meer behandelen. De bewaartermijnen beginnen in ieder geval slechts te lopen niet eerder dan dat u de schriftelijke en uitdrukkelijke bevestiging van een advocaat van het Kantoor hebt ontvangen dat de diensten als beëindigd worden beschouwd.

Delen van persoonsgegevens met derden: ALPHEUS ADVOCATEN verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen en bevoegdheden of de overeenkomst met u.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken: ALPHEUS ADVOCATEN gebruikt alleen technische en functionele cookies, en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy.
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.

Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen: U heeft principieel het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ALPHEUS ADVOCATEN en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar secretariaat@alpheuslaw.be

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

ALPHEUS ADVOCATEN houdt eraan zo snel mogelijk te reageren, maar binnen de dertig dagen, op uw verzoek.

U dient wel voor ogen te houden dat ALPHEUS ADVOCATEN gebeurlijk niet verplicht zal zijn om gevolg te geven aan uw verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdraging. Dit omwille van onze wettelijke verplichtingen, redenen van algemeen belang (bewaren, statistische analyse, wetenschappelijk of historisch onderzoek), voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of de gerechtvaardigde uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en/of informatie.

ALPHEUS ADVOCATEN wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder. Dat kan via de volgende contactgegevens:

Gegegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be